Für kleine Vereine. Für echte Vereinsarbeit.
Damit mehr Zeit für Ihren Verein bleibt!
Smart Members bündelt Mitgliederverwaltung, Jahresbeiträge, Mailings und digitale Aufnahmeanträge in einer übersichtlichen Anwendung – ohne unnötigen IT-Ballast.
- Hosting in Deutschland
- Für bis zu 250 Mitglieder
- Verschlüsselte Mitgliedsdaten
SMMusterverein e. V.
MitgliederBeiträgeMailings
Guten MorgenAlles Wichtige auf einen Blick.
MitgliederentwicklungJanuar bis Juli
Illustrative, neutrale Produktansicht
ÜbersichtlichDie wichtigen Aufgaben bleiben sichtbar.
NachvollziehbarÄnderungen werden protokolliert.
PersönlichEinrichtung und Betreuung aus einer Hand.
DatensicherheitVerschlüsselte Mitgliedsdaten.
Einblicke in Smart Members
Einfache Menüführung und Datenverwaltung für die Aufgaben im Verein.
Für Ihren Vereinsalltag
Schlanke IT. Mehr Zeit für den Verein!
Viele Vereinsprogramme wollen jede denkbare Aufgabe abbilden. Smart Members konzentriert sich bewusst auf das, was kleine Vereine für ihren Verwaltungsaufwand brauchen. Dadurch bleibt die Bedienung einfach und verständlich – auch für Menschen, die nicht jeden Tag mit Verwaltungssoftware arbeiten.
Schnell verstanden
Klare Menüs, verständliche Bezeichnungen und kurze Wege statt überladener Einstellungswelten.
Für das Ehrenamt gedacht
Die Anwendung unterstützt typische Abläufe, ohne aus der Vereinsverwaltung ein IT-Projekt zu machen.
Sauber dokumentiert
Mit Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung und Änderungsprotokoll bleiben Zuständigkeiten nachvollziehbar.
Alles Wesentliche an einem Ort
Die Funktionen für den Vereinsalltag.
Smart Members unterstützt die wiederkehrenden Aufgaben kleiner Vereine – vom Mitgliedseintrag bis zur Geburtstagsmail.
Mitgliederverwaltung
Kontaktdaten, Status, Eintritt, Austritt und Mitgliedsnummer übersichtlich pflegen.
Jahresbeiträge
Offene Beiträge erkennen, Überweisungen oder SEPA-Einzüge manuell zuordnen und Daten bei Bedarf exportieren.
Individualisierte Mailings
Mitglieder persönlich per SMTP anschreiben und den Versandfortschritt verfolgen.
Online-Mitgliedsanträge
Anträge über WordPress entgegennehmen und den Abstimmungsprozess des Vorstands organisieren.
Geburtstagsgrüße
Automatische, neutral formulierte Glückwünsche mit der Vereinssignatur versenden.
Datenimport und -export
Bestandsdaten einfach aus Excel übernehmen, Daten bei Bedarf exportieren und relevante Änderungen nachvollziehen.
Online-Mitgliedsantrag
Vom Antrag bis zur Aufnahme: transparent abgestimmt.
Der Ablauf verbindet eine sichere E-Mail-Bestätigung mit einer einfachen, nachvollziehbaren Vorstandsentscheidung. Vorstandsmitglieder benötigen dafür keinen Zugang zu Smart Members.
Inhalte frei gestalten
Vereins-Hinweise im Antrag sowie Willkommensmails und Geburtstagsgrüße lassen sich im Backend frei definieren.
Zahlungsart festlegen
Der Verein wählt im Backend Überweisung oder SEPA-Lastschrift. Das Antragsformular passt sich automatisch an.
Antrag bestätigen
Interessierte senden den Antrag ab und bestätigen ihn per Double-Opt-in innerhalb von 48 Stunden.
Fristen definieren
Die Dauer bis zu Erinnerungen und einer Zustimmung mangels Rückmeldung wird im Backend festgelegt.
Vorstand entscheidet
Jede hinterlegte Person stimmt über einen persönlichen Link ab. Zwischenstände gehen an die Schriftführung.
Aufnahme und Archiv
Nach der Übernahme erhält das Mitglied die Bestätigung. Der unterschriebene Antrag steht als PDF zum Download und Archiv bereit.
Bei einem Veto: Der Antrag wird nicht automatisch übernommen, sondern im Administrationsbereich zur Klärung markiert.
Damit kein Antrag liegen bleibt: In ehrenamtlichen Vorständen kann es vorkommen, dass einzelne Personen zeitweise nicht oder verspätet reagieren. Der Prozess gibt allen Vorstandsmitgliedern ausreichend Gelegenheit zur Rückmeldung, sorgt mit Erinnerung und klaren Fristen aber zugleich dafür, dass Anträge nicht im Sand verlaufen.
Smarte Lösung – Smart Members
Passt Smart Members zu Ihrem Verein?
Eine passende Lösung beginnt mit einer klaren Antwort darauf, was sie kann – und was bewusst nicht zu ihrem Umfang gehört.
Wenn Sie eine klare, kompakte Lösung suchen.
- Ihr Verein hat höchstens 250 Mitglieder.
- Ihr Chor, Kultur-, Förder-, Bürger- oder vergleichbarer Verein arbeitet mit einer überschaubaren Mitgliedschaft.
- Es gibt einen einheitlichen Jahresbeitrag oder nur wenige einfache Beitragsarten.
- Der Schatzmeister bucht Zahlungseingänge manuell.
- Sie möchten Mitglieder, Kommunikation und Anträge zentral organisieren sowie Daten einfach importieren und exportieren.
Wenn Sie eine komplexe Vereinssoftware benötigen.
- Meldungen an Verbände.
- Bank- oder Kontoschnittstelle.
- Buchhaltungs- und Steuermodul.
- Spendenbescheinigungen.
- Aufgaben-, Veranstaltungs- oder Warenwirtschaft.
- Mehr als 250 Mitglieder mit komplexer Beitragsstruktur.
Verantwortungsvoll betrieben
Sicherheit, die im Alltag mitgedacht wird.
Mitgliederdaten verdienen einen sorgfältigen Umgang. Smart Members verbindet technische Schutzmaßnahmen mit klaren Zugriffsrechten und nachvollziehbaren Abläufen.
DEHosting in DeutschlandBetrieb auf Servern in Deutschland.
🔒Verschlüsselte MitgliedsdatenMitgliedsdaten werden geschützt gespeichert.
2FZwei-Faktor-AnmeldungZusätzlicher Sicherheitscode per E-Mail und Wiederherstellungscodes.
🔒Verschlüsselte DatenSensible SMTP- und SEPA-Daten werden geschützt gespeichert.
LOGÄnderungsprotokollRelevante Vorgänge bleiben mit Zeitpunkt und Benutzer nachvollziehbar.
Einfach kalkulierbar
Schlanke Software. Klarer Preis.
Smart Members bietet kleinen Vereinen die wesentlichen Funktionen zu einem überschaubaren, verlässlich kalkulierbaren Jahrespreis.
8,40 €netto pro Monat*
Mitgliederverwaltung, Beitragsübersicht, Mailings, Online-Anträge und die weiteren beschriebenen Funktionen.
Jährliche Abrechnung für bis zu 250 Mitglieder100,84 € netto zzgl. 19 % Umsatzsteuer120,00 € brutto pro Jahr
* Rechnerischer Monatswert. Die Rechnungsstellung erfolgt einmal jährlich.
Smart Members bestellen
Mehr Mitglieder oder besondere Anforderungen?
Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.
Auch größere Vereine können Smart Members nutzen, wenn der gewünschte Umfang zu den Abläufen passt. Preis und Betreuung stimmen wir dann individuell mit Ihnen ab.
Ihr Verein braucht eine eigene Lösung?
Auf Anfrage entwickeln wir auch vollständig individuelle Vereinssoftware – maßgeschneidert für Ihre Prozesse, Rollen und Anforderungen.
Individuelles Projekt anfragen →Kurz beantwortet
Häufige Fragen.
Benötigen wir technisches Vorwissen?
Nein. Die Ersteinrichtung und technische Konfiguration werden begleitet. Für die tägliche Arbeit genügen normale Erfahrungen mit webbasierten Anwendungen.
Werden Mitgliedsbeiträge automatisch vom Bankkonto abgerufen?
Nein. Smart Members besitzt bewusst keine Banking-Schnittstelle. Zahlungseingänge oder durch den Verein vorgenommene SEPA-Einzüge werden manuell beim Mitglied verbucht.
Können vorhandene Mitgliederdaten übernommen werden?
Ja. Für den einmaligen Bestandsimport steht eine Excel- und CSV-Vorlage mit klar definierten Spalten bereit.
Können mehrere Personen mit dem System arbeiten?
Ja. Administratoren erhalten Vollzugriff auf die Vereinsverwaltung. Zusätzlich gibt es eine eigene Rolle für Verantwortliche im Verein, die Mitgliedsdaten ausschließlich ansehen, aber nicht verändern können.
Ist Smart Members eine Sportvereinssoftware?
Nein. Smart Members enthält weder Meldungen an Sportverbände oder Landessportbünde noch ein Abteilungs-, Mannschafts- oder Kursmanagement. Die Anwendung richtet sich besonders an Chöre, Kultur-, Förder-, Bürger- und vergleichbare Vereine mit einer überschaubaren, weitgehend einheitlichen Beitragsstruktur.
Warum ist die Standardversion auf 250 Mitglieder begrenzt?
Größere Vereine haben häufig komplexere Anforderungen, beispielsweise an umfangreichen Massenmailversand, automatisierte Finanzprozesse oder eine integrierte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese Funktionen gehören bewusst nicht zum schlanken Leistungsumfang der Standardversion. Für mehr als 250 Mitglieder prüfen wir die Anforderungen und erstellen ein individuelles Enterprise-Angebot.
Was gilt für größere Vereine oder individuelle Anforderungen?
Für größere Vereine prüfen wir den benötigten Umfang und erstellen ein individuelles Angebot. Wenn eine Standardlösung nicht ausreicht, entwickeln wir auf Anfrage auch ein eigenständiges, maßgeschneidertes Tool für die konkreten Abläufe des Vereins.
Smart Members kennenlernen
Passt eine schlanke Vereinsverwaltung besser zu Ihrem Ehrenamt?
Gerne zeigen wir Ihnen Smart Members anhand eines neutralen Beispiels und prüfen gemeinsam, ob der Funktionsumfang zu Ihrem Verein passt.
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